Changer de logiciel d'emailing sans casser sa délivrabilité

Une migration ratée ne se voit pas le jour du transfert. Elle se voit deux semaines plus tard, quand les taux d’ouverture ont chuté d’un tiers et que personne ne comprend pourquoi.

La raison est presque toujours la même : la réputation de votre domaine s’était construite sur les serveurs de l’ancienne plateforme, et vous repartez de zéro sur ceux de la nouvelle.

Ce qu’il faut exporter avant de résilier

La liste, en CSV, avec toutes les colonnes. Pas seulement les adresses.

La date d’inscription et la source de chaque adresse. Ces deux champs sont la preuve du consentement. Sans eux, vous ne pouvez plus démontrer qu’une personne a demandé à recevoir vos messages, et votre base perd sa valeur juridique.

Les statistiques d’engagement. Qui a ouvert ou cliqué dans les trois, six et douze derniers mois. Vous en aurez besoin dès le premier envoi, et la plupart des plateformes ne les exportent pas après la résiliation.

Les désabonnés et les plaintes. Si vous réécrivez à quelqu’un qui s’était désinscrit, vous êtes en infraction et vous récoltez une plainte immédiate. Cette liste doit être importée dans le nouvel outil en premier.

Vos gabarits et vos scénarios, en capture d’écran au minimum. Rien ne se transfère d’un éditeur à l’autre. Autant garder une trace de ce qui existait.

Faites ces exports avant d’annoncer votre départ, et vérifiez que les fichiers s’ouvrent.

Refaire l’authentification

SPF, DKIM et DMARC sont déclarés dans le DNS de votre domaine et désignent les serveurs autorisés à envoyer pour vous. Changer de plateforme veut dire changer ces enregistrements.

Ajoutez ceux de la nouvelle plateforme avant de couper l’ancienne, et laissez les deux en place pendant la transition. Un domaine ne peut porter qu’un seul enregistrement SPF : les deux services doivent y cohabiter, pas se succéder sur deux lignes.

Vérifiez que tout passe avant le premier envoi, sur un message test dont vous affichez la source complète. La procédure détaillée vaut aussi ici.

Remonter le volume progressivement

C’est l’étape que tout le monde saute, et c’est celle qui décide du résultat.

Semaine 1. N’envoyez qu’aux contacts qui ont ouvert ou cliqué dans les trente derniers jours. Ce sont vos meilleurs destinataires : ils ouvrent, ils ne se plaignent pas, et chaque ouverture dit aux fournisseurs que ce nouvel expéditeur est désiré.

Semaine 2. Élargissez aux actifs des trois derniers mois.

Semaine 3. Six mois.

Semaine 4 et au-delà. Le reste de la liste, si vous y tenez. C’est aussi le bon moment pour ne pas le faire : une adresse qui n’a rien ouvert depuis un an ne vous apportera rien et fera baisser vos moyennes.

Cette montée en charge porte un nom chez les éditeurs, le warm-up. Elle prend deux à quatre semaines sur un domaine qui a déjà une histoire, davantage sur un domaine neuf.

Les erreurs qui coûtent cher

Envoyer à toute la liste le premier jour. Le nouveau serveur n’a aucun historique avec votre domaine. Un envoi massif d’un expéditeur inconnu est exactement le profil d’un spammeur.

Couper l’ancien abonnement trop tôt. Gardez-le un mois. Vous découvrirez qu’il vous manque un export, et il sera encore temps.

Importer la liste sans les désabonnés. La faute la plus fréquente, et celle qui génère des plaintes dès le premier envoi.

Changer de plateforme et de domaine d’envoi en même temps. Deux variables, aucun moyen de savoir laquelle a causé la chute. Faites-en une, attendez un mois, puis l’autre.

Quand la migration ne vaut pas le coup

Si votre liste fait moins de mille contacts et que votre facture actuelle est inférieure à vingt euros, l’économie annuelle ne paiera pas les heures passées à tout reconstruire.

Si vous avez des scénarios automatiques élaborés en production, comptez les refaire entièrement, et prévoyez le temps correspondant avant de décider.

Le bon moment pour changer, c’est quand la facture double, quand une fonction dont vous avez besoin n’existe pas, ou avant de monter une automatisation qu’il faudrait de toute façon écrire deux fois.